회의는 공짜가 아닙니다
연봉 5,000만원 직원의 시간당 인건비는 약 24,000원입니다. 6명이 1시간 모이면 약 14만원이 소요되고, 주간 정례회의라면 연간 700만원이 넘습니다. 여기에 회의 전후 30분의 집중력 손실(컨텍스트 스위칭)까지 더하면 실제 비용은 계산보다 큽니다. 아마존이 회의 대신 6페이지 문서를, 많은 테크 기업이 '회의 없는 날'을 도입한 이유입니다.
회의 비용을 줄이는 검증된 방법
안건과 목표를 미리 공유하고(없으면 취소), 기본 30분·필수 인원만 초대하고, 결정 사항과 담당자를 마지막 5분에 확정하는 것. 이 세 가지만 지켜도 회의 시간이 절반으로 준다는 조사가 많습니다. 정보 공유가 목적이라면 회의 대신 문서와 비동기 코멘트로 충분합니다.
회의 한 번의 진짜 비용
| 항목 | 계산 | 금액 |
|---|---|---|
| 연봉 5,000만원 직원의 시급 (급여 기준) | 5,000만 ÷ 12 ÷ 209 | 19,936원 |
| 회사가 부담하는 시간당 비용 (4대보험·퇴직금 포함 ×1.2) | 19,936 × 1.2 | 약 23,900원 |
| 6명 × 1시간 | 23,900 × 6 | 약 14만 4천원 |
| 주간 정례회의 연 50회 | 14만 4천 × 50 | 약 718만원 |
| 전후 준비·복귀 시간 30분 포함 | × 1.5 | 약 1,077만원 |
6명짜리 주간회의 하나가 연 1,000만원입니다. 팀에 이런 회의가 셋이면 신입 한 명 연봉입니다. 회의실 임대료, 화상회의 라이선스, 그리고 가장 큰 비용인 회의 때문에 밀린 일은 여기 들어 있지도 않습니다.
비용을 줄이는 결정 규칙
- 안건 없으면 취소 — 회의 24시간 전까지 안건과 “끝났을 때 결정돼 있어야 할 것”이 없으면 자동 취소. 정례회의의 30~40%가 이 규칙으로 사라집니다.
- 기본 25분 — 캘린더 기본값을 60분에서 25분으로. 파킨슨 법칙대로 회의는 잡힌 시간을 다 씁니다.
- 참석자 상한 6명 — 7명을 넘으면 발언 안 하는 사람이 생깁니다. 그 사람은 회의록으로 충분합니다. 1명 빼면 연 120만원입니다.
- 마지막 5분은 결정 확인 — 누가, 무엇을, 언제까지. 이게 없으면 다음 회의가 같은 안건으로 또 열립니다.
- 정보 공유는 문서로 — 읽는 데 5분 걸리는 내용을 말로 하면 30분입니다.
회의 비용을 보이게 만들기
회의 초대장에 예상 비용을 적는 팀이 늘고 있습니다. “이 회의: 6명 × 1시간 ≈ 14만원” 한 줄이 들어가면 초대하는 사람이 참석자를 줄이고, 초대받은 사람이 “제가 꼭 필요한가요”를 묻기 시작합니다. 비용을 숨겼을 때와 보였을 때 행동이 달라지는 것은 회의도 다른 지출과 같습니다.
시급 계산의 기준이 되는 209시간은 시급 ↔ 연봉 환산 계산기, 직원 1명의 실제 인건비(월급의 1.2배)는 4대보험 계산기에서 확인할 수 있습니다.